Zdjęcie Jacob Morch

2 podstawowe zasady produktywności osobistej i sposoby ich realizacji

Jest to prostsze niż wydaje się dobrze i czujesz się szczęśliwy, wystarczy wrócić do podstaw.

Mniej więcej rok temu podróżowałem z prezesem firmy, w której pracuję. Spotkaliśmy się z personelem wysokiego szczebla u dużego klienta, aby zakończyć negocjacje dużej umowy. Dzień się skończył i znaleźliśmy się na rogu w dość miłej restauracji. Kelner przyniósł nam nasze napoje i wznieśliśmy toast za zamknięcie transakcji. Postanowiłem skorzystać z okazji, by wydobyć radę od mędrca od kogoś, kto, jak dla mnie, wydaje się mieć to wszystko razem. Zapytałem go więc:

„Jak myślisz, co jest kluczem do sukcesu?”

Zatrzymał się i spojrzał na swój kieliszek wina, pozwalając, by na jego twarzy zatańczył słaby, ale niewątpliwy uśmiech. Potem spojrzał na mnie i w najbardziej szczery i pewny sposób, w jaki kiedykolwiek widziałem, że ktoś coś mówił, powiedział:

Są tylko 2 rzeczy, które musisz zrobić, aby dobrze sobie radzić w życiu:
- Cześć każdego zobowiązania, które podejmiesz - dużego lub małego
- Ogranicz swoje zobowiązania do minimum

Zachowaj absolutną obsesję na punkcie tych dwóch rzeczy, a wszystko inne nastąpi.

Wydawało mi się to zbyt proste. Ale im bardziej brnę przez to życie - z obowiązkami wobec moich klientów, współpracowników, rodziny i przyjaciół - tym bardziej się z tym zgadzam.

Odkryłem, że kiedy najlepiej czuję się w tym, co robię - kiedy czuję się najbardziej produktywny - to dlatego, że jestem pewny swoich relacji. Te relacje są tymi, które mam ze wszystkimi ludźmi w moim życiu zawodowym i osobistym - w tym relacje, które mam ze sobą. Kiedy rzeczy, które robię, pomagają dotrzymać zobowiązań, które podjąłem wobec siebie i innych - nawet jeśli nie mam mnóstwo rzeczy do zrobienia - nadal czuję, że mam się dobrze. Myślę, że nie doceniamy tego, ile produktywności ma wspólnego z dobrym samopoczuciem, co robisz, a nie ze sprawdzaniem wskaźników.

Robienie dobrze sprowadza się do tych dwóch rzeczy. Podążanie za nimi jest proste, ale wcale nie łatwe. Pragnienie zrobienia # 1 może być mylone z chęcią powiedzenia „tak” dla wielu rzeczy - co oznacza, że ​​porzucisz # 2.

Możesz odczuwać potrzebę uszczęśliwiania ludzi lub pomagania im, i powinieneś - dobrze jest pomagać innym. Jeśli jednak nie możesz dotrzymać zobowiązania lub jeśli musisz złamać kolejne zobowiązanie, aby je zachować, to tak naprawdę wcale nie pomagasz.

Szanuj każde zobowiązanie

Szanuj każde podjęte zobowiązanie - duże lub małe. To robi dwie rzeczy, aby uczynić cię bardziej odpowiedzialną i skuteczną osobą. Po pierwsze, buduje wiarygodność i zaufanie - jako kolegi, przyjaciela, małżonka i cokolwiek innego, jakie mogą być twoje role. Po drugie, łagodzi wiele dysonansu emocjonalnego i poznawczego, zarówno w tobie, jak i w twoich relacjach.

Stephen Covey w swojej klasycznej książce The 7 Habits of Highly Effective People posługuje się metaforą emocjonalnego konta bankowego udostępnianego przez ciebie i każdego, z kim regularnie kontaktujesz się. Po dotrzymaniu zobowiązania dokonujesz depozytu na tym koncie. Kiedy złamiesz zobowiązanie - bez względu na to, jak małe - dokonasz wypłaty z tego konta. Przekonałem się, że często wycofanie się z łamania zobowiązań - niezależnie od tego, jak małe wydaje się to zobowiązanie - jest dość duże. Niestety, depozyty dokonywane przez utrzymanie kolejnych zobowiązań są znacznie mniejsze w porównaniu do wypłat.

Dotrzymywanie zobowiązań, dużych i małych, wykracza poza zobowiązania wobec innych ludzi. Wiele osób poświęca swój czas, zasoby i ambicje ze względu na innych. To dobrze, ale może stać się szkodliwe, jeśli będziesz trzymać te zobowiązania kosztem innego ważnego rodzaju zobowiązania: zobowiązań, które podejmujesz wobec siebie.

Kiedy mówisz sobie, że zamierzasz coś zrobić, ale potem odsuwasz to na bok na rzecz innych rzeczy, niszczysz swoje zaufanie do siebie. Tak, czytasz to poprawnie; masz zaufanie do siebie.

Skuteczni ludzie są w dużej mierze skuteczni, ponieważ ufają, że to, co zamierzali zrobić, zostanie wykonane. Wierzą w siebie, ponieważ wierzą w siebie. Ale kiedy zwlekasz - kiedy nie robisz tego, co sobie powiedziałeś, że zrobisz - to zaufanie się rozprasza. To sprawia, że ​​znacznie trudniej jest zmotywować się do dotrzymania terminów, które sobie wyznaczyłeś, kiedy jeszcze tego nie robiłeś. Intuicyjnie wyczuwasz, że nie możesz ufać sobie, na podstawie swojej historii nieuregulowanych zobowiązań.

Ogranicz swoje zobowiązania do minimum

Złamanie zobowiązań powoduje szkody w relacjach i reputacji. Świadomość, że będziesz musiał złamać zobowiązanie, wywołuje niepokój o nieuniknione szkody - zarówno dla ciebie, jak i drugiej strony. Zatem najlepszym sposobem na uniknięcie lęku i obrażeń jest poświęcenie czasu na numer 2: minimalizacja zobowiązań.

Rzecz w tym, że dotrzymywanie zobowiązań wymaga czasu - często więcej czasu, niż początkowo sądzimy. Ponownie zwraca też uwagę, często bardziej niż początkowo sądzimy. Obie te rzeczy - czas i uwaga - są ograniczonymi zasobami. Nigdy nie powinniśmy ich oddawać swobodnie tylko każdemu, kto ich żąda.

Pamiętaj: w przeciwieństwie do pieniędzy, nie możesz zarobić więcej czasu lub uwagi, więc strzeż ich ostrożniej niż pieniądze.

Nie oznacza to, że powinieneś starać się robić jak najmniej rzeczy, być płatkiem i być leniwym. Wręcz przeciwnie. Kiedy zobowiązujesz się do jakiegoś wyniku, powinieneś zrobić wszystko, co w jego mocy, aby go osiągnąć. Powinieneś starać się wykraczać poza to, co obiecałeś. Zaskocz, olś i zachwycaj innych tym, co robisz. Ale robienie tego jest możliwe tylko wtedy, gdy pilnie strzeżesz swoich zobowiązań. Mniej zobowiązań oznacza, że ​​masz więcej czasu i uwagi na rzeczy, które wybrałeś do zrobienia.

Ostatecznie ta druga zasada polega na maksymalizacji poprzez minimalizację - maksymalizacja wartości twoich zobowiązań wynika z minimalizacji ich liczby. Ma to sens, jeśli się nad tym zastanowić.

Zazwyczaj podejmowanie wielu projektów oznacza wykonywanie zadań w sposób niekwestionowany i nieprzynoszący wartości dodanej w niektórych częściach tych projektów. Jeśli naprawdę poważnie podchodzisz do dotrzymywania każdego zobowiązania, twoją naturalną tendencją będzie poszukiwanie zobowiązań wobec rzeczy, które według ciebie zapewniają dobry zwrot z zainwestowanego czasu i uwagi.

Co więcej, minimalizacja twoich zobowiązań ma również inne znaczenie dla zwiększenia wartości dodanej dla ciebie i innych: sprawia, że ​​jesteś bardziej zwinny. Zwinność to twoja zdolność do spontanicznej pomocy komuś w czymś - nawet bez pytania. Oprócz tego, że pomagasz być lepszym człowiekiem, pomaga także poprzez zacieśnianie relacji z ludźmi wokół ciebie. Jakby tego było mało, zwinność pozwala odkrywać nowe i ciekawe możliwości - co jest kluczem do rozwoju osobistego.

Jednym z prostych sposobów myślenia o tym jest:

Zasadniczo jesteście zobowiązaniami, więc ile rzeczy staracie się być?

Staraj się być zbyt wieloma rzeczami dla zbyt wielu ludzi, a brakuje ci większości z nich. Jeśli naprawdę skoncentrujesz się na robieniu kilku rzeczy konsekwentnie dobrze dla ludzi w swoim życiu, a wniesiesz prawdziwą wartość do tych relacji. Ta wartość leży u podstaw prawdziwie produktywnego życia.

Element czynności: Prowadzenie księgi zobowiązań

Teraz na wynos: prowadź księgę zobowiązań. Jest to prosty zapis:

  • do czego się zobowiązałeś
  • któremu się zobowiązałeś, i
  • kiedy zdecydujesz się to zrobić

Jeśli to czytasz, prawdopodobnie masz listę rzeczy do zrobienia - listę rzeczy, które określają, jak bardzo jesteś zajęty i rozciągnięty. Ale ile z tych „do dos” reprezentuje rzeczywiste zobowiązania? Jak myślisz, ile będziesz w stanie zatrzymać? Czy patrzysz na swoją listę w ten sposób?

Możesz nawet nie wiedzieć: i to jest część problemu.

Aby zrozumieć wartość lub priorytet jakiegokolwiek działania lub projektu, musisz być w stanie zrozumieć związane z nimi zobowiązania - co oznacza zrozumienie, do kogo się zobowiązałeś. Projekty i działania są rzeczami i nie mają wartości bez związku z relacjami w twoim życiu - czy to z innymi ludźmi, czy z samym sobą.

Prowadzenie księgi zobowiązań jest proste. Jeśli masz listę rzeczy do zrobienia lub rejestr projektu, księga ta może zostać tam osadzona. Za każdym razem, gdy mówisz komuś, że zamierzasz coś zrobić, oznacz to tagiem czegoś, co pozwoli Ci wiedzieć, że się do tego zobowiązałeś. Jeśli obiecano datę, napisz to wraz z nią.

Jeszcze bardziej niezawodne podejście byłoby w przypadku każdego zobowiązania z dołączoną datą, umieść to w swoim kalendarzu jako wydarzenie „całodzienne”. Używam zarówno programu Microsoft Outlook, jak i kalendarza iCloud. Jako dodatkowy cios dla siebie, będąc każdą pozycją w księdze z (wielkimi literami) „OBIETNICA:”. To działa jak urok. W ten sposób, gdy spojrzysz na swoje rzeczy z dnia na dzień, u góry dnia kalendarzowego powiesz „OBIETNICA: zgłoś wiadomość do Jeffa” - lub cokolwiek innego. Trudno to zignorować. Ta praktyka pomaga również oddzielić prawdziwe zobowiązania, które mam od innych rzeczy, które po prostu trzeba zrobić w pewnym momencie.

Gdziekolwiek je umieścisz, spójrz na te zobowiązania każdego dnia - przede wszystkim, jeśli to możliwe - i skieruj do nich większość swojej energii. Skieruj pozostałą energię i uwagę, aby upewnić się, że nie podejmiesz więcej zobowiązań, niż możesz znieść. Jest to trudne, ale wykonalne - jeśli zrobione we właściwy sposób.

W przypadku wszelkich zobowiązań, których wiesz, że nie możesz ich spełnić, negocjuj je jak najszybciej i bądź uprzejmy wobec tej osoby. W końcu złożyłeś im obietnicę, więc upewnij się, że rozumieją, że robisz to tak szybko, jak to możliwe. Szacunek, jaki ci to przyniesie (w większości przypadków) jest wystarczająco cenny, aby zapłacić za dodatkowy czas spędzony na zarządzaniu księgą zobowiązań.

W końcu jesteśmy tylko tak dobrymi osobami, jak nasze zobowiązania. Więc jeśli chcesz być najlepszą osobą, jaką możesz, strzeż swoich zobowiązań, tak jak strzeżesz bezcennych pamiątek. Są to jedne z najcenniejszych rzeczy, na które możesz poświęcić czas i uwagę.