Jak uzyskać najlepszą opinię od swojego zespołu

W 2015 roku napisałem swoje przemyślenia na temat kreatywnych opinii. Oto ten artykuł w formie listy:

  1. Informacje zwrotne powinny być zwięzłe
  2. Informacje zwrotne powinny być zorientowane na działanie
  3. Informacje zwrotne powinny mieć spójny format

W tym czasie rozwijał się zespół projektantów planetarnych. Zmagaliśmy się z jednym z wyzwań, przed którymi staje każdy zespół projektowy: jak uzyskać dobre opinie?

Dwa lata później wielokrotnie odwiedzałem ten artykuł, za każdym razem dodając i poprawiając własne notatki. Patrząc w przyszłość na jeszcze większy wzrost, nadszedł właściwy czas na odpowiednią aktualizację.

Spójrzmy na oryginalne tezy.

1. Informacje zwrotne powinny być zwięzłe

Czy nadal uważam, że informacje zwrotne powinny być zwięzłe? Tak.

Zwięzłe informacje zwrotne są kluczem do dokonywania małych, szybkich iteracji. Im szybszy zwrot informacji zwrotnych od projektu, tym większa prędkość ma zespół projektowy.

2. Informacje zwrotne powinny być zorientowane na działanie

Czy nadal uważam, że informacje zwrotne powinny być zorientowane na działanie? Nie.

Dobrze jest udzielać praktycznych informacji zwrotnych, ale łatwo jest przecenić wynik. Preskryptywne informacje zwrotne stawiają nierealistyczne oczekiwania i są bardzo frustrujące.

3. Informacje zwrotne powinny mieć spójny format

Czy nadal uważam, że informacje zwrotne powinny mieć spójny format? Tak.

Spójne formatowanie oznacza mniej niejednoznaczności. Ułatwia przekazywanie opinii i ułatwia ich przetwarzanie.

Format, który opisałem, był jednak zbyt spójny i stworzył stromą krzywą uczenia się. Więcej opinii jest zawsze lepsze, a dobry format powinien zachęcać do uczestnictwa.

Formatowanie opinii: wszystko zależy od procesu

Moje oryginalne środowisko projektowania opinii używało wąsko zdefiniowanego szablonu. W praktyce taki konkretny i spójny format okazał się bardzo niewygodny.

Osoba udzielająca informacji zwrotnej zmaga się z dużą presją, a sposób, w jaki udziela opinii, może się zmieniać dynamicznie. Jakie jest ich doświadczenie? Ile snu spali ostatniej nocy? Co jedli na śniadanie? Czy w ogóle jedli śniadanie?

Proszenie kogoś o unikanie słów, które do niego naturalnie przychodzą, zniechęca do wyrażania opinii. Danie komuś banku słówek oznacza, że ​​jest mniej miejsca na nowe pomysły. Podsumowując, nałożenie ograniczeń językowych uniemożliwia uczciwy udział.

Zamiast ujednolicić nasz język opinii, zespół projektantów Planetary ustandaryzował nasz proces opinii. Składa się z czterech części:

  1. Zameldować się,
  2. Zadawać pytania,
  3. Podziel się reakcjami,
  4. Przechwytywanie i udostępnianie opinii.

Uwaga na temat timeboxingu i rowerów

Timeboxing to potężne narzędzie w procesie przekazywania informacji zwrotnych. Timeboxing oznacza „odłożenie określonej ilości czasu”. Eliminuje to największe zagrożenie dla dobrego sprzężenia zwrotnego: rower. Brzmi też fajnie.

Bikeshedding jest wrogiem dobrych opinii. Jest to odniesienie do prawa Triviality Parkinsona [1]. Krótko mówiąc, wyprawa rowerowa spędza czas na omawianiu (zwykle kłótni) drobnych problemów. Rowery tracą rozpęd i odwracają uwagę od głębszych problemów.

Dzięki sesjom zwrotnym timeboxing byliśmy w stanie ustalić oczekiwania zespołu co do głębokości nurkowania. Dzięki praktyce i uważnemu śledzeniu jazdy na rowerze możemy zebrać znaczące informacje zwrotne od całego zespołu w 15 minut.

Przygotowanie

Chociaż czasem warto poprosić o spontaniczne i natychmiastowe informacje zwrotne, ważne jest również, abyś mógł przygotować się, jeśli możesz.

Zanim poprosisz zespół o informacje zwrotne, upewnij się, że dajesz czas na przygotowanie. Poproś o udział kluczowych interesariuszy. Zaplanuj sesje opinii z wyprzedzeniem, dając każdemu czas na przejrzenie materiału. Podaj kontekst i upewnij się, że Twój zespół wie, czego od nich oczekujesz.

W Planetary mamy standardowy szablon, którego używamy do recenzji projektów. Pomaga nam wklejać linki do projektu, pytania dla recenzentów i wszelkie niezbędne konteksty.

Krok pierwszy: zamelduj się

Empatia jest jak supermocarstwo. Jeśli rozumiesz, jak się czuje ktoś, masz znacznie większą szansę na zrozumienie jego opinii. Aby umożliwić wszystkim zrozumienie stanu umysłu, zamelduj się przed zebraniem opinii lub uwagą.

Oto jak się meldujemy: każda osoba z kolei stwierdza wszystko, co wpływa na jej sposób myślenia. Może to być „Jestem naprawdę głodny”, „Rozprasza mnie właśnie otrzymany e-mail” lub „Jestem podekscytowany pokazaniem Ci naszych postępów”. ​​Można również powiedzieć „bez zakłóceń”.

Zazwyczaj sprawdzamy w stylu popcorn, a każda osoba woła następną.

Krok drugi: zadawaj pytania

Powszechną przeszkodą w procesie przekazywania informacji zwrotnych jest brak informacji. Trudno jest przekazać dobrą opinię, jeśli nie masz dobrego zrozumienia tego, na co patrzysz: jak powstał ten projekt? Dlaczego jest niebieski? Co znaczy „lorem ipsum”?

Ważne jest, aby osoba prosząca o opinię przedstawiała kontekst z góry [2]. Ale dobrze jest też dać osobom przekazującym informacje zwrotne szansę zadawania pytań. W ten sposób zespół ponosi odpowiedzialność za gromadzenie informacji. Zadając pytania, zespół pomaga sobie wzajemnie zrozumieć, co jest przed nimi.

Oto jak zadajemy pytania: każda osoba z kolei zadaje tyle pytań, ile by chciała. Osoba, która prosi o opinię, ma szansę odpowiedzieć, a następnie przechodzi do następnej osoby. Minimalizujemy tam iz powrotem i kibosh kładziemy nacisk na wzajemne rozmowy.

Uwaga na podstępne informacje zwrotne

Kuszące jest, aby spróbować zakraść opinię w pytaniu. Na przykład: „Dlaczego nie użyłeś Helvetiki?” Zamiast „Dlaczego wybrałeś tę czcionkę?” Zastanów się nad swoją motywacją, pytając: czy jesteś zainteresowany odpowiedzią? Ćwicząc, możesz skoncentrować swoje pytania na wyjaśnianiu i zrozumieniu.

Krok trzeci: podziel się reakcjami

Następnie nadszedł czas, aby zebrać opinie. W tym miejscu sprawy się komplikują, a empatia i przejrzystość mogą uczynić lub przerwać proces.

Jeśli udzielasz opinii, pomyśl o swojej reakcji jako reakcji. Krótko mówiąc, reakcja jest osobistą odpowiedzią. Zwykle zawiera słowa „ja”, „ja” lub „mój”. Zwykle opiera się na wrażeniu lub subiektywnej interpretacji. Reakcję najłatwiej zdefiniować na przykład:

Reakcja: Ten układ jest dla mnie naprawdę ciasny.
Brak reakcji: dodaj więcej białych znaków.

Koncentrowanie się na subiektywnych opiniach jest dobre, ponieważ… cóż, prawie wszystkie opinie są subiektywne. Nawet opinie, które wydają się obiektywne - „te dwa bluesa nie pasują” - zawierają pewne założenia, które prawdopodobnie nie zostały wcześniej omówione - że blues mają się zgadzać.

Obiektywne informacje zwrotne są nie tylko rzadkie, ale także mniej cenne. Każda grupa ludzi ma bogate doświadczenie, wiedzę i poglądy. Uzyskanie subiektywnych reakcji na twoją pracę dostarcza znacznie więcej informacji niż gdyby ta sama grupa dokonała obiektywnych obserwacji.

Myślenie o sprzężeniu zwrotnym jako reakcji otwiera również drzwi do sprzężenia zwrotnego, takiego jak: „Naprawdę to lubię”. To świetna reakcja, zarówno na dawanie, jak i na otrzymywanie.

Krok trzeci i pół: dziękuję

„Dziękuję za tę opinię” to najlepszy sposób, aby odpowiedzieć na wszelkie opinie, pozytywne lub negatywne. Utrzymuje rozmowę, unika konfliktów, buduje wdzięczność i empatię.

Uwaga na temat uczuć

Kiedyś miałem problemy ze słyszeniem opinii opartych na uczuciach. W moim poprzednim eseju na temat informacji zwrotnych posunąłem się do tego, aby wykluczyć słowo „odczucia” z leksykonu opinii. To był duży błąd.

Uczucia są najłatwiej dostępnym źródłem informacji zwrotnych. Reakcja jelit - bardzo silny, natychmiastowy rodzaj uczucia - jest świetną rzeczą do dzielenia się [3].

Krok czwarty: zbieraj i udostępniaj opinie

Chociaż jest to ostatni krok w procesie (i najłatwiejszy), zbieranie i dzielenie się opiniami jest niezwykle ważne. Bez zapisu większość informacji zwrotnych ginie, jest źle przetłumaczona lub gorzej: ignorowana.

Możesz zbierać opinie na wiele sposobów. Nagrywaj rozmowy wideo lub telefoniczne, pisz notatki w notatniku lub dokumencie Google, dodawaj adnotacje do obrazu w InVision lub uruchamiaj proces przesyłania opinii w Slacku. Przechwytywanie informacji zwrotnych ułatwia późniejsze przywołanie, nawet jeśli później nie odwołasz się do notatek.

W dzieleniu się opiniami chodzi o utrzymanie oczekiwań i zrozumienie. Przechowuj swoje notatki lub nagrania w miejscu publicznym (do którego mają dostęp Twoi koledzy z drużyny), a wszyscy skorzystają. To również zwalcza strach przed zaginięciem; Jeśli nie mogę być obecny podczas sesji opinii, zawsze mogę nadrobić zaległości później.

Wniosek: praktyka czyni mistrza

Proces sprzężenia zwrotnego jest narzędziem projektowym, takim jak długopisy Sketch lub Micron. Najlepsze w tym procesie jest to, że z natury jest to działanie zespołowe. Każdy może wziąć udział, a każdy korzysta.

Jak każde narzędzie, proces informacji zwrotnej poprawia się wraz z praktyką. W Planetary prowadzimy krótkie cykle informacji zwrotnych od około 6 miesięcy i wciąż pracujemy nad ulepszeniem (ten artykuł jest częścią tej pracy).

Ogólnie rzecz biorąc, odwrócenie uwagi od języka informacji zwrotnych na proces informacji zwrotnych pozwoliło nam być bardziej włączeniowymi, pracować szybciej i lepiej projektować.

Mam nadzieję, że dostosujesz ten proces, aby zebrać opinie na temat własnego projektu i dzielić się tym, czego się nauczyłeś.

Szczególne podziękowania

Wiele z tego procesu ukształtowała moja praca z przyjaciółmi i kolegami z The Ready, August, Median i Parabol. Każda z tych firm ciężko pracuje, aby poprawić sposób działania firm, i wiele się od nich nauczyłem.

Ponadto w tym eseju bardzo skorzystano z opinii Joshua, Josh, Vince i Keni. Dzięki!

[1] Podobnie jak w przypadku większości dobrych metafor, ta dotyczy elektrowni jądrowej.
[2] Patrz rozdział dotyczący przygotowania.
[3] Reakcje jelit powinny być wyraźnie komunikowane jako takie, ponieważ od czasu do czasu warto je odwiedzić.